Berichtswesen

Sinn und Zweck des Berichtswesens ist es, die steuerungsrelevanten Informationen aus der Kosten- und Leistungsrechnung) KLR zu generieren, für den jeweiligen Nutzer (-, Projektverantwortlichen) aufzubereiten und zur Verfügung zu stellen. Der Begriff des Berichtswesen beschreibt damit die Summe aller Aufbereitungen von Informationen aus der KLR, um sie im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und einer zielorientierten Entscheidungsaufbereitung auszugeben.

Das Berichtswesen hat sich an den kostenorientierten Informationsbedarfen der einzelnen Abteilungen und an bestimmten Leitlinien auszurichten. Dieses hat zur Folge, dass durch die Einführung der KLR oder des Controllings das Berichtswesen in der Behörde neu organisiert werden muss. Ein schlankes, verständliches und aussagekräftiges Berichtswesen ist dabei die Voraussetzung für Akzeptanz und Anwendung bei allen Mitarbeitern.

Für jeden im Rahmen der Standard-KLR empfohlenen Berichtstyp sollte vor Einführung der KLR oder des Controlling geklärt werden, welcher Empfänger in der jeweiligen Behörde

welche Berichte und Informationen stets und regelmäßig braucht und in welcher Aggregation die Angaben gemacht werden (z. B. Summe der Produktkosten oder Kosten jedes Produktes, Gesamtkosten der laufenden Abrechnungsperiode oder Kosten je Monat der laufenden Abrechnungsperiode). Da derartige Berichte regelmäßig Transparenz und Information verbreiten, werden sie als Standardberichte bezeichnet.

Bei Abweichung von vorher definierten Schwellenwerten generiert das Berichtswesen meist automatisch (d.h. mit Hilfe von IT) zusätzliche Berichte, die als Begründung für eine Abweichung und als Grundlage einer Abweichungsanalyse geeignet sind. Derartige Berichte werden als Abweichungsberichte bezeichnet.

Darüber hinaus werden Berichte, die z. B. auf besondere Initiative der Entscheider oder des Controllers situativ erstellt werden, als ad hoc-Berichte bezeichnet.

kann in einem externen und internen Bereich unterschieden werden. Das externe Berichtswesen ist in Form der Rechnungslegung nach außen zu sehen. Hier sind vor allem die handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Bestimmungen für den Jahresabschluß und den Geschäftsbericht gemeint. Das interne Berichtswesen dagegen gehört in den Verantwortungsbereich des Controllers. Es ist ein wesentliches Element der Steuerungsfunktion des -# Controlling.

Im engeren Sinne wird unter internem Berichtswesen die Informationsübermittlung verstanden, die die Arbeit des Managements in Planung und Kontrolle unterstützt. Unter internem Berichtswesen wird somit die Erstellung und Weiterleitung von sInternal Managerial Reports« verstanden. Bei der Gestaltung des Berichtswesens sind die folgenden Fragen im Vordergrund: Wozu soll berichtet werden? (Berichtszweck); was soll berichtet werden? (Berichtsinhalt, Verdichtungsgrad, Genauigkeit); wer soll berichten und wer soll unterrichtet werden? (Sender und Empfänger); wann soll berichtet werden? (Termine und Bearbeitungszeiten für Berichte). Was die Berichtszwecke angeht, so können unterschieden werden: Dokumentation von Ereignissen (z.B. Protokoll einer Vorstandssitzung), Auslösen von betrieblichen Vorgängen (z.B. ein Budgetbericht löst eine Revision der Planung aus), Kontrolle des Betriebsgeschehens (z.B. Kostenstellenbericht), Entscheidungsvorbereitung.

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Berichtswesen im Controlling